Ste pozorni na skrite stroške pri organizaciji dogodka? Pazite, da ne bo trpel vaš proračun!

25. april, 2018

Načrtovanju ciljev dogodka sledi načrtovanje proračuna. Aktivnosti za dosego cilja morajo biti stroškovno ocenjene in naj bi podjetju prinesle večji donos od vloženih sredstev. Predvideti je potrebno fiksne in spremenljive stroške.

Fiksni proti variabilnim stroškom

Razliko med fiksnimi in variabilnimi stroški opredelimo s tem ali so neodvisni ali odvisni od števila udeležencev. Enostaven primer: hrane in pijače za dogodek bomo vedno naročili glede na količino udeležncev, ki jih bomo imeli. V spodnjih vrsticah preglejte in si zabeležite možne fiksne ter variabilne stroške:

Fiksni stroški (niso odvisni od števila udeležencev):

-          najem prostora;

-          najem tehnične in avdiovizualne opreme;

-          prevajanje in tolmačenje;

-          avtorske honorarje (voditelji, predavatelji, ostali nastopajoči);

-          grafično oblikovanje: oglasi , označbe, table, napisi …;

-          odnosi z mediji;

-          strokovne organizatorje;

-          opremo prostora;

-          tisk;

-          prevoze;

-          zavarovanje dogodka;

-          drugo.

Variabilni stroški (so odvisni od števila udeležencev):

-          razmnoževanje gradiva;

-          ID dodatki (akreditacije, ovratni trakovi, priponke, vstopnice …);

-          promocijska darila;

-          postrežbo s hrano in pijačo;

-          konferenčni materiali (torbe, pisala, promocijska gradiva, darila …);

-          drugo.

Kako lahko preprečimo preseganje proračuna?

Vnaprejšnji izračuni in pregled ponudb vsekakor pripomorejo pri dobri oceni stroškov. Težava pa se običajno pojavi pri nepredvidenih stroških, ki ob organizaciji dogodka niso v prvotnem načrtu, se pa na neki točki lahko izkažejo za nujno potrebne za vrhunsko izvedbo.

Zato je smiselno, če ne kar obvezno, stroškovniku dogodka prišteti dodatnih 10%, namenjenih nepredvidljivim stroškom. Pri kalkulaciji celotnih stroškov se lahko zanašate na spodnjo shemo.

Pa uspešno načrtovanje!

Nadzor nad prehrano na dogodkih

Organizacija dogodka je obsežna naloga, pri kateri mora pravilno sovpasti kar nekaj dejavnikov, da 'teče kot po maslu'. Organizatorji pa se velikokrat srečujejo še z ločeno skrbjo, za pogostitev, katere urejanje lahko povzroči ne le visoke dodatne stroške

3. avgust, 2017

Preberi več

Načrtovanje dogodka od A do Ž. Edini pripomoček, ki ga zares potrebujete, je tu!

Pri organizaciji dogodkov ni dovolj, da cilje le načrtujete. Potrebno je načrtovati tudi poti za doseganje ciljev.

30. marec, 2018

Preberi več

Organizirate dogodek? Digitalizirajte ga!

Ste že kdaj organizirali dogodek? Se sprašujete, kako bi zmanjšali dolge čakalne vrste ter pospešili prijavljanje in preverjanje udeležencev? Vas zanima, kaj vse se je dogajalo (»v ozadju«) dogodka?

16. marec, 2017

Preberi več

Jasno zastavljeni cilji so ključ do boljšega dogodka!

Načrtovanje ciljev je bistveno za organizacijo dogodka. Zakaj pravzaprav sploh organiziramo dogodek? Kaj želimo s tem doseči? Zastavite si en poglaviten cilj dogodka in podcilje, ki glavni cilj podpirajo.

24. februar, 2018

Preberi več

Načrtujete dogodek? Rešite ta kratek vprašalnik ...

Preden se lotite organizacije dogodka, si je priporočljivo zastaviti in si odgovoriti na tri ključna vprašanja. Odgovorite si na spodnja vprašanja in oblikujte izjavo, ki vam bo v pomoč pri...

5. februar, 2018

Preberi več

Spoznajte prednosti spletne prijave na dogodke

Optimizacija organizacije dogodka postaja ena od ključnih aktivnosti organizatorjev. Eden od načinov je ureditev enostavnih spletnih prijav...

Gal Gracar,

Preberi več

• kartice
• promocijska darila
• poslovna darila
• PVC kartice
• kartični tiskalniki
• darilo
• NFC
• čitalci
• kartice
• RFID

• rfid
• a
• kako
• katalog
• izbor
• spletn
• poseb
• prednosti
• tiskalnik
• nasvet
• dariln
• spoznajte
• novice
• posebna
• kartični tiskalnik